Z majowego orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego wynika, że aby doręczenie urzędowego pisma mogło być uznane za skuteczne, powinno ono trafić do rąk adresata. Jeśli pismo odbierze za niego pracownik, pismo uznaje się za niedoręczone.
Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy, ale skuteczne doręczenie następuje w tych dwóch przypadkach na różnych zasadach.
Pisma odbierane w domu
NSA stwierdził, że w przypadku nieobecności adresata w domu pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi (jest to doręczenie zastępcze). O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Doręczenie zastępcze pism osobom fizycznym odnosi się więc tylko do przypadków doręczenia w mieszkaniu adresata, a nie w jego miejscu pracy.
Doręczenie pisma w miejscu pracy
Kodeks postępowania administracyjnego nie zawiera regulacji pozwalającej na doręczenie pisma osobie fizycznej w miejscu pracy za pośrednictwem osoby upoważnionej przez pracodawcę do odbioru pism. Taki sposób doręczania pism przewidziany jest wyłącznie w odniesieniu do jednostek organizacyjnych i organizacji społecznych. Doręczenie pisma osobie fizycznej w miejscu jej pracy powinno nastąpić do rąk adresata.
Poważne skutki
Jeśli pismo nie zostanie skutecznie doręczone, wywołuje to poważne konsekwencje prawne dla adresata. Skutkiem uchybienia w doręczeniu może być na przykład to, że nie zaczynają biec terminy do złożenia odwołania czy przywrócenia terminu.