Rząd przyjął projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Nowelizacja wprowadza nowe terminy wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania i przewiduje dodatkowe udogodnienia, o które wnioskowali przedsiębiorcy podczas konsultacji.
Oto najważniejsze informacje, które powinni znać właściciele firm.
KSeF – na czym polega zmiana?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma uprościć obieg dokumentów, przyspieszyć zwroty VAT i ograniczyć ryzyko nadużyć podatkowych. Docelowo obejmie wszystkich podatników — czynnych i zwolnionych z VAT. Rada Ministrów potwierdziła, że wdrożenie systemu nastąpi etapami, a terminy zostały dostosowane do potrzeb zgłaszanych przez przedsiębiorców.
Nowy harmonogram – kto i od kiedy?
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (o sprzedaży powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.)
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców (w tym podatników zwolnionych z VAT)
- Od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie
Dodatkowe udogodnienia
- Faktury VAT RR (dotyczące nabycia produktów rolnych od rolników ryczałtowych) nie będą objęte obowiązkowym KSeF – ich wystawianie w systemie będzie dobrowolne od 1 kwietnia 2026 r.
- Do końca 2026 r. przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących.
- Odroczono stosowanie kar do końca 2026 r. – przedsiębiorcy zyskają czas na bezpieczne wdrożenie nowych obowiązków.
- Obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za e-faktury także został odroczony do końca 2026 r.
Co dalej? Kluczowe etapy przygotowań
Do końca czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikuje dokumentację API KSeF 2.0 i nową strukturę FA(3).
W listopadzie 2025 r. ma być dostępna testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz certyfikaty do środowiska testowego.
Ministerstwo planuje intensywną współpracę z biurami rachunkowymi i integratorami systemów, by umożliwić firmom sprawne przygotowanie się do e-fakturowania.
Dodatkowe zmiany w ustawie o VAT
- Skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni – poprawa płynności finansowej firm.
- Miesięczne przesunięcie terminu pierwszego rozliczenia VAT z tytułu niezwróconej kaucji za opakowania – w odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców.
Podsumowanie
Rządowe zmiany w KSeF dają przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania. Warto ten czas dobrze wykorzystać – skonsultować się z księgowością, przygotować systemy informatyczne i przeszkolić zespół.