Obowiązujące przepisy tzw. ustawy covidowej z 2 marca 2020 r. nie regulują obowiązku pracodawcy rekompensowania pracownikom kosztów ponoszonych z tytułu pracy zdalnej. Nie oznacza to jednak, że pracownik, który poniósł takie koszty, nie może domagać się ich zwrotu na zasadach ogólnych.
Warto bowiem przypomnieć, że wszelkie koszty związane z pracą obciążają pracodawcę, więc pracownik, który je poniósł ma prawo domagać się od pracodawcy rekompensaty. Prawo do określonej rekompensaty powinno być jednak udokumentowane (np. rachunkami potwierdzającymi poniesione koszty). Kwestie dotyczące zasad rozliczeń między stronami stosunku pracy, w tym kosztów ponoszonych tymczasowo przez pracownika związanych z pracą, także związane z pracą zdalną, mogą być ustalane w przepisach wewnątrzzakładowych. W przypadku braku stosownych unormowań, strony stosunku pracy mogą same dokonywać ustaleń związanych z rozliczaniem pracy zdalnej (w umowie o pracę).
Co przewiduje projekt?
W związku z upowszechnieniem się podczas epidemii wykonywania pracy w formie pracy zdalnej oraz zgłaszanymi postulatami dotyczącymi możliwości jej kontynuowania także po odwołaniu stanu epidemii, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało projekt zmian w Kodeksie pracy, mający na celu wprowadzenie na stałe pracy zdalnej do przepisów prawa pracy. Projektowane przepisy odnoszą się także do kwestii kosztów związanych ze świadczeniem przez pracownika pracy zdalnej. Pracodawca będzie zobowiązany do:
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
- pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej.
Jednocześnie projekt przewiduje możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
W projekcie ustawy zaproponowano także przepis, zgodnie z którym obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Po przyjęciu projektu przez Radę Ministrów projekt zostanie przekazany do prac parlamentarnych.