Podatnicy – przedsiębiorcy sporządzają spis z natury na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.
Spis z natury jest jedną z form remanentu w firmie. Jest wpisywany do księgi przychodów i rozchodów i razem z nią przechowywany. Powinien zawierać co najmniej następujące dane:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników (towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
W spisie z natury powinny być ujęte również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Te ostatnie nie podlegają wycenie – wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.
Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.
Jeśli zamierzamy sporządzić spis z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej musimy zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia spisu.