Prezentujemy najważniejsze obowiązki, które powinni wypełnić posiadacze kas fiskalnych przed, w trakcie i po zakończeniu korzystania z tych urządzeń.
- Przed rozpoczęciem użytkowania kasy bez względu na jej rodzaj należy przeprowadzić fiskalizację i uzyskać numer ewidencyjny.
- Zapoznanie pracowników z zasadami używania kasy. Każdy pracownik, zanim zacznie używać kasy, musi złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji. Dokument ten należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla osoby prowadzącej ewidencję, drugi dla sobie. Informacji nie przekazujemy do urzędu skarbowego.
- Wystawianie i wydawanie paragonów. Obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych dotyczy każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym
- Kontrola poprawności pracy kasy. Należy sprawdzać poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skontaktować się z serwisantem.
- Archiwizacja danych. W przypadku kas online dane z kasy fiskalnej są przesyłane na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane, więc nie ma obowiązku archiwizacji. Przy kasach z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii jest obowiązek przechowywania kopii każdego wydanego paragonu (w formie papierowej lub na karcie pamięci – w zależności od typu posiadanej kasy).
- Raport dobowy i miesięczny. Raport dobowy – trzeba wystawić go i wydrukować najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Kasy on-line są zwolnione z obowiązku drukowania. Raport okresowy (miesięczny) – obowiązek wystawienia i wydrukowania po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.
- Przeglądy techniczne kasy. Co najmniej raz na 2 lata obowiązuje przegląd kasy fiskalnej u serwisanta. Termin ten jest liczony od dnia fiskalizacji kasy lub ostatniego obowiązkowego przeglądu.
- Przechowywanie książki kasy (dokumentacja książki kasy). Jest obowiązek przechowywać książkę kasy.
- Wymiana pamięci kasy fiskalnej. W przypadku zapełnienia lub uszkodzenia pamięci kasy, należy wymień ją za pośrednictwem serwisanta i dokonać ponownej fiskalizacji.
- Utrata kasy. O utracie kasy należy niezwłocznie – w ciągu pięciu dni od zdarzenia –powiadomić naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży – zgłoś się na policję.
- Awaria kasy fiskalnej. W przypadku awarii kasy należy poinformować o tym swojego serwisanta, a do dalszej ewidencji sprzedaży wykorzystać kasę rezerwową. Bez kasy rezerwowej nie można dokonywać sprzedaży w czasie awarii.
- Zawieszenie działalności gospodarczej. Nie oznacza obowiązku likwidacji kasy, trzeba w tym czasie dokonywać terminowych przeglądów technicznych i przechowywać książkę kasy.
- Zamknięcie firmy. Wymaga zlikwidowania kasy fiskalnej, używanej do ewidencjonowania sprzedaży.