Woda i napoje dla pracowników w upalne dni – kwestie podatkowe

Pracodawcy mają obowiązek zapewnić zatrudnionym nieodpłatnie wodę do picia lub inne napoje, a wydatki na ten cel mogą wliczyć w koszty podatkowe.

Przepisy rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy stanowią, że pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.
Wartość zapewnianych przez pracodawcę nieodpłatnych napojów stanowi przychód pracownika, ale jest zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych. Pracodawca nie zapłaci z tytułu tego typu świadczeń dla pracowników składek na ubezpieczenie społeczne ani zdrowotne.
Pracownikowi, który nie skorzysta z napojów oferowanych przez pracodawcę nie przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Napoje zapewniane pracownikom zgodnie z przepisami BHP są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Nieodpłatne przekazywanie napojów pracownikom nie podlega podatkowi VAT. Pracodawca może natomiast obniżyć kwotę podatku należnego o podatek naliczony. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, w której napoje dla pracowników są nabywane w ramach usług gastronomicznych.