Przedsiębiorcy i konsumenci realizują płatności zarówno przy użyciu gotówki, jak i bezgotówkowo. Wybór jednej z form zależy od wielkości kwoty lub metody płatności przyjętej przez strony transakcji. Przedsiębiorców obowiązują określone przepisami zasady i limity płatności.
Płatności między przedsiębiorcami
Kiedy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, obowiązuje limit płatności gotówkowych. Firma nie może zapłacić gotówką, jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. zł brutto. Gdy wartość transakcji przekracza 15 tys. zł brutto, płatność musi być zrealizowana z wykorzystaniem rachunku płatniczego. Przedsiębiorca musi zapłacić przez swój rachunek płatniczy i przelać środki na konto firmy, od której kupuje towary lub usługi. Limit 15 tys. zł dotyczy wartości transakcji – bez względu na liczbę płatności dokonanych w ramach tej transakcji.
Przed dokonaniem płatności powyżej 15 tys. zł na rachunek innego przedsiębiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, warto zweryfikować jego rachunek bankowy na białej liście podatników VAT.
Dokonanie płatności powyżej 15 tys. złotych w gotówce zamiast za pośrednictwem rachunku płatniczego spowoduje, że kupujący nie będzie mógł zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów. Wyłączeniu z kosztów podatkowych podlega nie tylko nadwyżka ponad 15 tys. zł, ale cała kwota zapłacona z pominięciem rachunku bankowego.
Płatności między przedsiębiorcą a konsumentem
W transakcjach płatniczych, w których stronami są przedsiębiorca i konsument, to konsument decyduje, w jakiej formie chce zapłacić: gotówką czy bezgotówkowo.
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej i muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki, przy użyciu instrumentu płatniczego. Taką możliwość przedsiębiorca musi zapewnić w każdym miejscu, w którym wykonuje swoją działalność.
Prawo do wyboru formy płatności przez konsumenta będzie jednak ograniczone, jeżeli umowa pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem jednoznacznie wskazuje obowiązek zapłaty w określonej formie (na przykład w formie bezgotówkowej na rachunek przedsiębiorcy) – w takiej sytuacji konsument musi zapłacić w sposób przewidziany w umowie.